Ведущий поставщик решений и сервисов в области цифровой трансформации и информационной безопасности Softline провел автоматизацию документооборота для агрохолдинга «ЭкоНива», крупнейшего производителя молока в России. Это позволило заказчику унифицировать процедуры согласования договоров, сократить время его сотрудников на работу с входящей документацией, обеспечить ведение единого цифрового архива документов и прозрачность рабочих процессов.

В рамках проекта специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов команда Softline переработала карточки договоров и дополнительных соглашений, прописала новые условия согласования. Также специалисты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 000 договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 000 были импортированы как исторические данные.

«Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Опыт команды Softline позволил нам успешно и в оптимальные сроки достигнуть поставленных задач. Теперь легко создавать, согласовывать документы и отслеживать их статус. Совместно с командой Softline мы также реализовали в Directum RX тендерные процедуры в закупках. Система оправдала наши ожидания, и мы надеемся на продолжение продуктивного сотрудничества», – комментирует директор по ИТ и цифровизации агрохолдинга «ЭкоНива» Александр Шахов.

«Softline имеет большой опыт в реализации аналогичных проектов, поэтому мы смогли подойти к поставленной задаче с максимальной тщательностью. Мы выполняем подобные работы не только для компаний агропромышленного сектора, но и для клиентов любого масштаба из различных сфер деятельности. В данном проекте заказчик предъявил высокие требования по отказоустойчивости системы. Наши специалисты полностью учли все пожелания, был проведен ряд краш-тестов, которые система успешно выдержала. Это значит, что решение будет работать в любой непредвиденной ситуации, а документы заказчика будут находиться в полной сохранности даже в случае форс-мажора», – отметила руководитель направления СЭД/ECM в Softline Полина Дуйкова.